เมื่อพูดถึงการจัดประชุม แน่นอนว่าถือเป็นเรื่องที่ต้องเกิดขึ้นอยู่เสมอในการทำงาน วางแผน และระดมความคิดต่าง ๆ เพื่อให้คณะผู้ร่วมงานเกิดความเข้าใจตรงกัน รวมทั้งดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ให้บรรลุตามเป้าหมายไปได้ด้วยดี สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประชุมสัมฤทธิ์ผลนั้น เกิดจากการจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพอย่างมืออาชีพ
มาดูกันว่าการจัดประชุมมีขั้นตอนอะไรบ้าง แล้วมืออาชีพจัดกันอย่างไร
การจัดประชุมมีองค์ประกอบอะไรบ้าง
ก่อนเรียนรู้วิธีจัดประชุมแบบมืออาชีพนั้น มาทำความรู้จักองค์ประกอบหลักในการจัดประชุมก่อนว่ามีอะไรบ้าง เพื่อให้ผู้เริ่มจัดการประชุมด้วยตนเองนำไปวางแผนการจัดประชุมต่อได้อย่างเหมาะสม โดยทั่วไปแล้ว การจัดประชุมประกอบด้วย
ประเภทการประชุม
โดยทั่วไปแล้ว การจัดประชุมแต่ละวาระจะแบ่งประเภทการประชุมตามวัตถุประสงค์ในการประชุมแต่ละครั้ง ดังนี้
- การประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ เน้นชี้แจงหรืออธิบายรายละเอียด คำสั่ง นโยบาย ความก้าวหน้าของการปฏิบัติ
- การประชุมเพื่อขอความคิดเห็น เน้นเปิดรับฟังข้อคิดเห็นของผู้เข้าร่วมการประชุม เพื่อนำไปพิจารณาตัดสินใจสู่ข้อยุติต่าง ๆ ต่อไป
- การประชุมเพื่อหาข้อตกลงร่วมกัน เน้นอภิปรายเพื่อหาข้อตกลงเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกัน โดยเรื่องนั้นเกี่ยวเนื่องกับผลประโยชน์ของผู้เข้าร่วมประชุมทุกฝ่าย
- การประชุมเพื่อหาข้อยุติ เน้นอภิปราย แสดงความคิดเห็น เพื่อหาข้อยุติหรือวิธีแก้ไขปัญหาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
บทบาทของผู้คน
การจัดประชุมประกอบด้วยบทบาทของผู้เข้าร่วมการประชุม 3 แบบ ได้แก่ ประธาน เลขานุการ และสมาชิกผู้เข้าประชุม
ประธาน ถือเป็นหัวเรือหลักในการจัดประชุม โดยประธานจะทำหน้าที่คิด วางแผน และดำเนินการประชุมทั้งหมด เพื่อให้การประชุมบรรลุวัตถุประสงค์และเป็นไปอย่างราบรื่น หน้าที่ของประธานในการจัดประชุมลงรายละเอียดได้ตามลำดับการประชุม ดังนี้
- ก่อนประชุม หารือร่วมกับเลขานุการ เพื่อวางระเบียบวาระการประชุม รวมทั้งศึกษารายละเอียดของระเบียบวาระนั้น เพือสร้างแนวทางในการดำเนินการประชุมต่อไป
- ระหว่างประชุม ดำเนินรายการเปิดการประชุม โดยเริ่มแจ้งระเบียบวาระการประชุมใหัชัดเจน ดำเนินการประชุมให้ราบรื่น เปิดโอกาสให้สมาชิกผู้เข้าร่วมได้แสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง รวมทั้งคอยสรุปประเด็นสำคัญของแต่ละเรื่อง
- หลังประชุม ตรวจร่างมติการประชุมร่วมกันเลขานุการ รวมทั้งติดตามดำเนินการตามมติการประชุมนั้น
เลขานุการ ถือเป็นผู้ช่วยที่คอยสนับสนุนประธานให้วางแผนและดำเนินการจัดประชุมได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งคอยเก็บรายละเอียดการประชุมทุกอย่างให้ครบถ้วน หน้าที่ของเลขานุการมีรายละเอียดแบ่งตามช่วงเวลาการจัดประชุม ดังนี้
- ก่อนประชุม หารือร่วมกับประธานในการวางแผนและจัดระเบียบวาระการประชุม จัดเตรียมข้อมูลและสถานที่ในการประชุมล่วงหน้า รวมทั้งแจ้งกำหนดการต่าง ๆ ให้สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมรับทราบ พร้อมเข้าประชุม
- ระหว่างประชุม คอยสังเกตและอำนวยความสะดวกให้แก่สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน รวมทั้งชี้แจงรายละเอียดระเบียบวาระต่าง ๆ และช่วยประธานในการทำสรุปมติที่ประชุม
- หลังประชุม จัดทำร่างมติเสนอประธาน รวมทั้งร่วมมือกับประธานให้เร่งดำเนินการตามมติประชุม
สมาชิกผู้เข้าประชุม ถือเป็นอีกหนึ่งคนสำคัญที่ช่วยให้การประชุมขับเคลื่อนและบรรลุวัตถุประสงค์ได้ตามที่ตั้งใจ หน้าที่ของสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมมีรายละเอียดแยกย่อยไปตามลำดับการประชุมแต่ละโอกาส ดังนี้
- ก่อนประชุม ควรศึกษารายละเอียดของระเบียบวาระการประชุม เพื่อให้เตรียมตัวและข้อมูลอื่น ๆ มาร่วมประชุมได้อย่างพร้อมเพรียง
- ระหว่างประชุม ร่วมรับฟัง อภิปราย แสดงความคิดเห็น และลงมติตามสมควร เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น รวมทั้งเตรียมพร้อมรับมอบหมายหน้าที่งานอื่นตามมติประชุม
- หลังประชุม ร่วมกันตรวจร่างรายงานการประชุมให้ถูกต้องและชัดเจน รวมทั้งดำเนินปฏิบัติตามมติประชุมที่ได้รับมอบหมาย
การจัดประชุมมีขั้นตอนอย่างไร
การจัดประชุมให้ประสบผลสำเร็จนั้นประกอบด้วยขั้นตอนหลายอย่าง โดยแบ่งขั้นตอนหลักออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่ ขั้นเตรียมการวางแผน ขั้นดำเนินการประชุม และขั้นปิดการประชุมและติดตามผล โดยแต่ละขั้นตอนหลักมีรายละเอียดแยกย่อย ดังนี้
ขั้นเตรียมการวางแผน
จัดทำระเบียบวาระการประชุม ระเบียบวาระการประชุมถือเป็นหัวใจสำคัญในการจัดประชุม โดยควรเริ่มวางแผนจัดระเบียบวาระจากการลงรายละเอียดสิ่งต่อไปนี้
- วัตถุประสงค์ของการประชุม (จัดการประชุมเพื่ออะไร)
- ผู้เข้าร่วมการประชุม (การประชุมนี้ควรเชิญใครบ้าง ใครที่ให้รายละเอียดอันเป็นประโยชน์หรือมีผลประโยชน์เกี่ยวเนื่องกับวาระการประชุมบ้าง)
- วาระการประชุม (การประชุมครั้งนี้จะพูดเรื่องใดบ้าง ควรพูดเรื่องไหนก่อนหลัง)
- กำหนดการประชุม (เนื้อหากำหนดการประกอบด้วยวัตถุประสงค์การประชุม วันเวลา สถานที่ โดยควรแจ้งอย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวได้พร้อม)
จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ ควรเตรียมสถานที่ที่รองรับจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมได้ทั้งหมด และตอบรับกับลักษณะและประเภทของการประชุม รวมทั้งเตรียมโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ ให้ครบถ้วน เช่น ไมโครโฟน โปรเจ็กเตอร์ เป็นต้น หากมีผู้ดูแลรับผิดชอบส่วนนี้โดยตรงอยู่แล้ว ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดประชุมก็ควรตรวจตราความเรียบร้อยอีกครั้ง รวมทั้งทดสอบระบบของอุปกรณ์ต่าง ๆ และการเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตให้พร้อมใช้งาน ไม่มีข้อขัดข้องใด ๆ
ขั้นดำเนินการประชุม
ผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคน ควรเข้าร่วมประชุมให้ตรงเวลา รวมทั้งให้ความร่วมมือตามบทบาทของตนเอง เพื่อรักษาบรรยากาศการประชุม รวมทั้งดำเนินการประชุมให้ลุล่วงตามวาระ การจัดประชุมให้สัมฤทธิ์ผล ควรกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น อภิปรายรายละเอียดอย่างเป็นเหตุเป็นผล และร่วมลงมติอย่างชัดเจนโปร่งใส นอกจากนี้ ควรมีการบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อที่จะได้นำไปทำร่างมติเป็นแนวปฏิบัติตามข้อตกลงของการประชุมแต่ละครั้ง
ขั้นปิดการประชุมและติดตามผล
ก่อนจบการประชุมทุกครั้ง ประธานควรทบทวนประเด็นและสรุปสาระสำคัญหรือข้อตกลงของวาระนั้น ๆ ให้เข้าใจตรงกันชัดเจน นอกจากนี้ ควรร่วมกันตรวจร่างการประชุมและจัดทำรายงานการประชุมให้เรียบร้อย เพื่อลงรายละเอียดมติประชุม รวมทั้งการมอบหมายงานให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนนำไปปฏิบัติและติดตามผลต่อไป