คลังสินค้าคืออีกส่วนสำคัญสำหรับผู้ประกอบการรายใหญ่ที่มีสินค้าคงคลังเป็นจำนวนมาก แต่การบริหารคลังสินค้าเองก็ไม่ใช่เรื่องง่าย เป็นอีกหนึ่งปัญหาที่ทำให้ผู้ประกอบการจำนวนมากต้องปวดหัว
คุณเป็นหนึ่งในผู้ประกอบการที่ประสบกับปัญหาด้านคลังสินค้าของตัวเองหรือไม่?
มาเรียนรู้เคล็ดลับทั้ง 5 ในการบริหารคลังสินค้าอย่างมีคุณภาพที่เจ้าของธุรกิจอย่างคุณห้ามพลาดได้ในบทความนี้
การบริหารคลังสินค้าคืออะไร สำคัญอย่างไรต่อการทำธุรกิจ
ปัญหาหนึ่งที่ผู้ประกอบการหลายแห่งต้องเจอนั่นก็คือ การบริหารจัดการคลังสินค้าที่ขาดความเป็นระเบียบ ส่งผลให้การเคลื่อนย้ายสินค้าทำได้ลำบาก หาสินค้ายาก เช็คสต็อกพลาดบ่อย ฯลฯ
หากปล่อยปัญหานี้ทิ้งไว้นานเข้าอาจไม่ได้ส่งผลแค่เพียงความสับสนภายในคลังสินค้าเท่านั้น แต่ยังกระทบถึงความเชื่อมั่นของลูกค้าอีกด้วย
สิ่งที่สร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ไม่ได้มีเพียงคุณภาพของตัวสินค้าเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงความรวดเร็วในการจัดส่ง และความถูกต้องในการดำเนินงานอีกด้วย หากมีการส่งออเดอร์ผิดพลาด หรือจัดการได้ล่าช้า ก็มีโอกาสที่ลูกค้าจะเปลี่ยนใจจากคุณได้
เพื่อให้สามารถนำส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว การบริหารจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management) จึงสำคัญ
นอกจากสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าแล้ว ยังช่วยในด้านการจัดเก็บสินค้าทั้งหมดที่มีให้อยู่ในพื้นที่ที่จัดสรรเอาไว้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ช่วยให้การเช็คสต็อก ควบคุมคุณภาพสินค้า และเคลื่อนย้ายหรือขนส่งสินค้าออกไปได้อยากสะดวก และป้องกันปัญหาการหยิบสินค้าผิดพลาด อีกทั้งควบคุมต้นทุนในการจัดเก็บและขนส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5 เคล็ดลับการบริหารคลังสินค้า
เพื่อให้สินค้ามีจำนวนเพียงพอต่อความต้องการของตลาด ผู้ประกอบการจึงมีความจำเป็นที่ต้องสต็อกผลิตภัณฑ์เอาไว้ในคลังสินค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งถ้าหากขาดการบริหารที่ดีพอก็อาจก่อให้เกิดปัญหาในหลายๆ กระบวนการ
เพราะฉะนั้น มาดู 5 เคล็ดลับในการบริหารคลังสินค้าให้มีคุณภาพ ปรับเปลี่ยนระบบภายใน พร้อมกระจายสินค้าได้อย่างไม่ติดขัด
1. WMS ซอฟแวร์สำคัญตอบโจทย์คลังสินค้ายุคใหม่
WMS (Warehouse Management Software) หรือซอฟแวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการบริหารภายในคลังสินค้าโดยเฉพาะ เชื่อมโยงระบบต่างๆ เพื่อการวางแผน และจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อีกทั้งยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ผ่านการเชื่อมต่อทางอินเทอร์เน็ต ตอบโจทย์ต่อผู้ประกอบการ หรือผู้จัดการที่จำเป็นต้องดูกระบวนการโดยรวม ให้สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกผ่านทางระบบออนไลน์โดยไม่จำเป็นต้องไปเช็คจุดต่างๆ ด้วยตัวเอง
ซึ่งคุณสมบัติของ WMS ประกอบด้วย
- ระบบเชื่อมโยงเครือข่ายภายใน (Data Network Flow)
เชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างคลังสินค้า ผู้ผลิต ศูนย์กระจายสินค้า และลูกค้าเข้าด้วยกัน ให้สามารถติดตามสถานะของสินค้าได้อย่างละเอียด เพื่อคาดการณ์ระยะเวลานำส่งข้อมูล หรือสล็อตว่างในการจัดเก็บสินค้าได้อย่างสะดวก
- ระบบตรวจสอบสินค้าคงคลัง (Inventory Control)
เป็นระบบที่ช่วยในการตรวจสอบการไหลเวียนของสินค้าภายในคลัง นับจำนวน ติดตามสถานะของสินค้านั้นๆ จัดการเรียงลำดับการจำหน่ายสินค้าจากใหม่ไปเก่าเพื่อป้องกันปัญหาสินค้าจมคลัง
นอกจากการติดตามสินค้าแล้ว ข้อมูลที่ได้รับยังทำให้ทราบได้อีกว่าภายในคลังยังมีพื้นที่ส่วนใดว่างพอเก็บสินค้าได้อีกบ้าง และสินค้าใดที่มีการเคลื่อนย้ายบ่อย ช่วยให้กำหนดตำแหน่งการจัดวางสินค้าชิ้นนั้นๆ ให้สะดวกต่อการเคลื่อนย้ายบ่อยครั้ง ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่ได้ดียิ่งขึ้น
- ระบบตรวจรับและจัดการข้อมูล (Receiving)
คอยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากลูกค้าอย่างอัตโนมัติ ทำให้ทราบได้ว่าสินค้าชิ้นนั้นถูกสั่งซื้อเมื่อใด จำนวนเท่าใด ลูกค้าคือใคร และทำการพิมพ์บาร์โคดเพื่อเตรียมการนำส่งให้โดยเรียบร้อย
- ฐานข้อมูลการเก็บสินค้า (Put-away)
ช่วยในการตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้า เช่น ขนาดของสินค้า น้ำหนัก พื้นที่ที่ยังว่าง รวมถึงความเหมาะสมของพื้นที่ที่ใช้จัดเก็บ
- ฐานข้อมูลการหยิบจับเคลื่อนย้ายสินค้า (Order Picking)
เป็นฐานข้อมูลที่สืบเนื่องมาจากระบบตรวจรับข้อมูลจากลูกค้า โดยจะทำการบอกตำแหน่งของสินค้าต่างๆ ที่ถูกสั่งซื้อ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ทำการเคลื่อนย้ายสินค้าเข้าสู่กระบวนการนำส่งต่อไป
- ระบบตรวจสอบจำนวน (Cycle Count)
ตรวจสอบและนับจำนวนสินค้าแต่ละประเภทได้แบบ Real Time เพื่อนำไปสู่การประมวลผลด้านการเติมสต็อคสินค้า
ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ของ WMS จึงมั่นใจได้เลยว่าคลังสินค้าของคุณจะสามารถบริหารจัดการระบบภายในได้อย่างมีระบบระเบียบเป็นเท่าตัวเลยทีเดียว
2.จัดสรรการทำงานด้วยระบบการบริหารแบบ 5S
การจัดสรรพื้นที่ภายในถือเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญของการบริหารคลังสินค้าเลยทีเดียว พื้นที่ที่จัดการไว้อย่างเป็นระบบ สะดวกต่อการใช้สอย จะช่วยให้การดำเนินการต่างๆ ทำได้อย่างรวดเร็วและเกิดความผิดพลาดน้อย โดยจะขอแนะนำหลักบริหารแบบ 5S เพื่อการบริหารพื้นที่ภายในคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
- Sort - จัดสินค้าให้เป็นระเบียบ
คัดแยกสินค้าเอาไว้เป็นหมวดหมู่ แบ่งตามประเภทเอาไว้ให้เรียบร้อย เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการจัดเก็บหรือนำส่งลูกค้า
- Set in order - จัดพื้นที่ให้เป็นระบบ
จัดสรรพื้นที่ภายในให้สามารถทำงานกันได้อย่างสะดวก ไม่เบียดเสียดหรือเหลือพื้นที่เว้นว่างมากจนเกินไป
- Shine - พื้นที่ภายในต้องสะอาดตา
พื้นที่ภายในควรทำความสะอาดทันทีเมื่อเสร็จสิ้นการทำงาน เพื่อป้องกันการสะสมของฝุ่นผงที่เป็นอีกหนึ่งปัญหาใหญ่ของคลังสินค้า ลดมลภาวะกวนใจขณะทำงาน
- Standardize - มีมาตรฐานในการทำงาน
มีมาตรฐานการทำงานที่เป็นระบบระเบียบ โดยการเน้นย้ำให้บุคลากรภายในคลังสินค้าทุกคนปฏิบัติตาม ทั้งนี้เพื่อความปลอดภัยและความรวดเร็วในการทำงานอีกด้วย
- Sustain - เอาใจใส่ในการทำงาน
ผู้ประกอบการควรให้ความใส่ใจและเข้ามาตรวจสอบการทำงานภายในคลังสินค้าอยู่เสมอ เพื่อให้เห็นปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยตัวเอง และหาทางแก้ไขได้อย่างทันท่วงที
3. ตรวจสภาพความพร้อมของอุปกรณ์เป็นประจำ
อีกหนึ่งสาเหตุส่งผลให้การทำงานภายในคลังสินค้าเกิดความล่าช้า อาจเกิดขึ้นจากอุปกรณ์หรือเครื่องจักรเกิดความเสื่อมสภาพ ทำให้ไม่สามารถได้อย่างเต็มประสิทธิภาพดังเดิม จึงแนะนำให้มีการตรวจสภาพความพร้อมของอุปกรณ์เป็นประจำ
นอกจากนี้ การตรวจสภาพการทำงานของอุปกรณ์บ่อยๆ ยังช่วยให้เกิดความปลอดภัยในการทำงานของบุคลากร และยืดระยะเวลาการใช้งานของเครื่องจักรได้อีกด้วย
4. จัดสอนบุคลากรให้มีความเตรียมพร้อม
ภายในคลังสินค้านั้นมีบุคลากรเป็นจำนวนมากที่ต้องร่วมมือกันดำเนินงาน เพื่อให้เข้าใจในระบบอย่างละเอียดถี่ถ้วน ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องมีการจัดสอนบุคลากรทั้งหมดให้มีความเตรียมพร้อมที่สุด
การชี้แจงและจัดสอนถึงระบบภายในก่อนเริ่มงานจริง จะทำให้บุคลากรของคุณสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ช่วยให้การสื่อสารกันระหว่างพนักงานมีความเข้าใจไม่สับสน ลดโอกาสการทำงานผิดพลาดที่นำไปสู่ความล่าช้าลงได้
โดยอาจใช้เป็นเอกสารชี้แจงถึงระบบภายในต่างๆ หรือจัดการสัมมนาใหญ่เพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งบริษัท แม้ว่าจะกินเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานไปบ้าง แต่รับรองว่าพื้นฐานความรู้ของพนักงาน จะส่งผลดีต่อบริษัทในระยะยาวอย่างแน่นอน
5. ติดตามความคืบหน้าของกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
แม้ว่ากระบวนการจัดการที่กล่าวมาจะตอบโจทย์แค่ไหน ก็ไม่ได้หมายความว่าจะเห็นผลได้ในทันที เพราะฉะนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่ต้องติดตามกระบวนการต่างๆ อย่างใกล้ชิด เพื่อให้เห็นผลลัพท์ที่เกิดขึ้นว่าเกิดปัญหาใดๆ หรือไม่ และปรับใช้เพื่อให้เข้ากับการทำงานภายในคลังสินค้าของคุณ
การบริหารคลังสินค้าจะช่วยให้เราจัดระเบียบสินค้าจำนวนมากได้ ช่วยลดแรงงาน ลดเวลา เพิ่มความถูกต้องและแม่นยำในการจัดของส่งลูกค้า การบริหารคลังสินค้าที่ดี ไม่ใช่แค่ช่วยให้เช็คสต็อกได้ง่าย หรือควบคุมคุณภาพสินค้าได้ง่ายเท่านั้น แต่ยังส่งผลถึงการขนส่งให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว ส่งสินค้าถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วทันใจ ได้ใจลูกค้าไปได้ง่ายๆ อีกทางหนึ่งอีกด้วย