ท่ามกลางสถานการณ์การคลายล็อกดาวน์ บรรดาธุรกิจอีเวนต์ในบ้านเราก็เริ่มฟื้นฟูกลับมากันบ้างแล้ว เพื่อรองรับนักท่องเที่ยวและกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในช่วงครึ่งปีหลังนี้ ถือเป็นโอกาสดีสำหรับมือใหม่ที่มองหาหรืออยากเริ่มจัดงานอีเวนต์ เพราะธุรกิจนี้ยังคงมีโอกาสในการเติบโตต่อไปได้เรื่อย ๆ แน่นอน



หากคุณเป็นคนหนึ่งที่กำลังริเริ่มและวางแผนจัดงานอีเวนต์อยู่ ลองมาดูกันว่าจะเริ่มจัดงานอีเวนต์อย่างไร และมีเคล็ดลับอะไรที่จะช่วยให้มือใหม่อย่างเราจัดงานอีเวนต์ได้ตามเป้าหมาย

จัดงานอีเวนต์ มีขั้นตอนอะไรบ้าง

ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานของการบริหารและวางแผนจัดงานอีเวนต์เป็นอย่างแรก ขั้นตอนแต่ละอย่างล้วนเป็นเรื่องพื้นฐานที่ผู้สนใจจัดงานอีเวนต์ต้องรู้ ซึ่งการจัดงานอีเวนต์ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

ตั้งเป้าหมาย

ถือเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำ การกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของการจัดงานอีเวนต์ให้ชัดเจนนั้นจะช่วย ต่อยอดความคิดต่าง ๆ ต่อไปจนได้ภาพสมบูรณ์ ครบทุกกระบวนการจัดงาน ทีมงานทุกคนจึงควรร่วมกันระดมความคิด ออกแบบ และวางแผนอย่างรอบด้าน หากเริ่มวางเป้าหมายไม่ชัดเจนตั้งแต่ต้น ก็ทำให้ไม่สามารถต่อยอดความคิดจัดงานอีเวนต์ในขั้นตอนต่อไปได้

กำหนดงบประมาณ

สมาชิกในทีมทุกคนควรคำนึงถึงเรื่องค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการจัดงานอีเวนต์แต่ละขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มประชาสัมพันธ์ตัวงาน ว่าจ้างทีมงานภายนอกมาช่วยเสริมการจัดงานด้านต่าง ๆ และงบประมาณสำรองไว้ส่วนกลาง เพื่อเบิกไปใช้ในกรณีฉุกเฉิน

จัดหาสถานที่

การจัดหาสถานที่จัดงานตรงตามความต้องการ ถือเป็นอีกหนึ่งเรื่องท้าทาย เพราะต้องเลือกสถานที่ที่รองรับจำนวนผู้เข้าร่วมและลักษณะกิจกรรมที่จะจัดขึ้น วันเวลาว่างสะดวกตรงกับวันที่แพลนไว้ รวมทั้งค่าใช้จ่ายไม่เกินงบประมาณที่กำหนดไว้ให้สำหรับส่วนนี้ ที่สำคัญ ควรตัดสินใจและยืนยันเรื่องสถานที่จัดงานให้ได้เร็วที่สุด เพื่อจะได้เตรียมการติดต่อและทำการจองกับทางสถานที่นั้น ๆ ต่อไป

ร่างกำหนดการ

ขั้นตอนนี้ต้องการความละเอียดพอสมควร เริ่มแรกควรจัดสรรสมาชิกในการทำงานแต่ละทีมให้ชัดเจน มอบหมายหน้าที่ให้เหมาะสมกับคุณสมบัติและทักษะของสมาชิกคนนั้น เพื่อจะได้ช่วยบริหารจัดการงานในวันจริงให้ราบรื่น ยิ่งหากสมาชิกในทีมมีประสบการณ์ในการจัดงานอีเวนต์มาแล้ว หรือเคยทำงานในหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายมาก่อน ก็ยิ่งส่งผลดีต่อการทำงานในวันจริงยิ่งขึ้น

เตรียมแผนสำรอง

การเตรียมแผนสำรองถือเป็นสิ่งสำคัญในการจัดงานอีเวนต์ เพราะการเตรียมแผนรับมือสถานการณ์ไม่คาดฝันไว้หลายกรณีจะช่วยให้แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในวันจริงผ่านพ้นไปได้ด้วยดี และดำเนินงานต่อไปได้จนจบ โดยแผนสำรองที่ดีควรประกอบด้วยวิธีการสมเหตุสมผลและปรับใช้ได้จริง

7 เคล็ดลับ จัดงานอีเวนต์ อย่างไรให้ประสบความสำเร็จ

นอกเหนือจากการวางแผนและดำเนินงานตามขั้นตอนจัดงานอีเวนต์ทั่วไปแล้วนั้น เคล็ดลับการจัดงานอีเวนต์ให้ประสบความสำเร็จยังประกอบด้วยเทคนิคง่าย ๆ ที่ผู้จัดมือใหม่นำไปปรับใช้ได้ ดังนี้

ร่างภาพลูกค้าของเรา

ก่อนจะลงรายละเอียดงานอีเวนต์ว่าต้องเป็นอย่างไร เป็นไปในทิศทางไหน ตลอดจนภาพสมบูรณ์ในงานเป็นอย่างไร ต้องมาตั้งต้นกันว่าลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์นี้คือ "ใคร" เพราะการวางแนวคิด กิจกรรม ตลอดจนการตกแต่งรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ต้องดึงดูดมากพอจนทำให้พวกเขายินยอมซื้อหรือลงทะเบียนมางานอีเวนต์ได้ ยกตัวอย่าง หากคุณได้รับโจทย์ว่าต้องจัดงานปาร์ตี้ให้กับบริษัท แน่นอนว่ากลุ่มเป้าหมายก็คือพนักงานออฟฟิศ กิจกรรมในอีเวนต์ก็อาจเป็นกิจกรรมที่ช่วยกระชับความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกมากขึ้น เครื่องดื่มและอาหารเน้นง่าย ๆ สไตล์/หลากหลาย เน้นเฮฮาสังสรรค์เป็นหลัก เป็นต้น

วางวันจัดงานให้ดี

กฎเหล็กในการจัดงานอีเวนต์ให้ประสบความสำเร็จ มีคนเข้าร่วมลงทะเบียนตามจำนวนที่ตั้งเป้าหมายไว้นั้น คือเลือกวันที่ไม่ใกล้กับวันหยุดนักขัตฤกษ์หรือวันหยุดยาว เพราะคนมักมีแผนท่องเที่ยวหรือกลับบ้านไปเยี่ยมญาติอยู่แล้ว นี่จึงไม่ใช่ช่วงเวลาที่เหมาะสมกับการจัดงานอีเวนต์สักเท่าไหร่ นอกจากนี้ ควรสำรวจดูว่างานอีเวนต์ประเภทเดียวกันจัดในช่วงวันเวลาที่แพลนจะจัดขึ้นหรือไม่ หากประเมินดูแล้วว่าโอกาสเสียลูกค้ามีมาก ก็ควรสำรองวันจัดงานอีเวนต์อื่น ๆ เผื่อไว้ด้วย

เผื่อตัวเลือกไว้หลากหลาย

กุญแจสำคัญในการวางแผนจัดงานอีเวนต์คือ ความยืดหยุ่น ตราบใดที่ยังไม่มีการติดต่อและยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร ก็ควรเตรียมตัวเลือกหรือแผนสำรองของการจัดงานส่วนต่าง ๆ ไว้เสมอ ไม่ว่าจะเป็นวันเวลาการจัดงาน สถานที่จัดงาน เมนูอาหารและเครื่องดื่ม ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเปลี่ยนแปลงได้เสมอ คุณจึงต้องไม่ตั้งเป้าหมายว่าจะจัดงานอีเวนต์ที่ดีเพียบพร้อมสมบูรณ์ที่สุด แต่ต้องจัดงานอีเวนต์ที่เตรียมพร้อมในการรับมือสถานการณ์ไม่คาดคิดได้อย่างไหลลื่นที่สุด

ขอผู้สนับสนุน

จริงอยู่ที่คุณอาจมีเงินทุนสำหรับใช้จัดงานอีเวนต์อยู่แล้ว แต่ผู้สนับสนุนงานก็ยังเป็นเรื่องจำเป็นเช่นกัน เพราะผู้สนับสนุนไม่เพียงช่วยเอื้อเฟื้อด้านงบประมาณหรือมูลค่าค่าใช้จ่ายต่าง ๆ แต่ยังเป็นสิ่งการันตีคุณภาพและความน่าเชื่อถือของงานอีเวนต์ อันเป็นใบเบิกทางเชิญชวนให้ผู้คนเข้ามาร่วมลงทะเบียนงานอีเวนต์นั้นได้ วิธีขอผู้สนับสนุนที่ดีคือการทำแพ็กเก็จเสนอขายว่าอีเวนต์ของคุณมีดีอย่างไร หากพวกเขามาร่วมเป็นผู้สนับสนุนให้งานนี้จะได้สิ่งใดตอบแทนกลับไป เช่น พื้นที่สื่อในการประชาสัมพันธ์แบรนด์ด้วยการทำคอนเทนต์สร้างสรรค์ เป็นต้น

ใช้สื่อโซเชียล

ปฏิเสธไม่ได้ว่าสื่อโซเชียลเป็นเครื่องมือโฆษณาและประชาสัมพันธ์ทรงอิทธิพลในยุคนี้ หากคุณวางแผนโปรโมตไปยังกลุ่มเป้าหมายที่ใช่ สื่อสารได้อย่างตรงจุด รวมทั้งเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายในเวลาที่เหมาะสมแล้วนั้น รับรองว่าผลตอบรับย่อมกลับมาอย่างที่ตั้งใจแน่นอน นอกเหนือจากการลงโฆษณาออนไลน์แล้ว การร่วมกับสื่อออนไลน์หรืออินฟลูเอนเซอร์ผลิตคอนเทนต์ที่ตอบโจทย์กลุ่มเป้าหมาย ก็ยังเป็นการประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ที่น่าลองไม่น้อย

ทำคลิปประชาสัมพันธ์งาน

คลิปวิดีโอถือเป็นอีกหนึ่งรูปแบบการโฆษณาและประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจ เพราะดึงดูดผู้คนให้เข้ามาดูได้ในกรณีที่ทำเนื้อหาดึงความสนใจได้มากเพียงพอ แน่นอนว่าโจทย์ของเคล็ดลับนี้ก็คือจะสร้างสรรค์เนื้อหาอะไร นำเสนอแบบไหนให้ดึงดูดกลุ่มเป้าหมายได้ ซึ่งคุณอาจต้องจ่ายค่าสถานที่หรือว่าจ้างทีมงานมืออาชีพมาช่วยถ่ายทำคลิปวิดีโอ เพื่อให้ได้คอนเทนต์ประชาสัมพันธ์ดี ๆ เก็บไว้สำหรับนำไปลงโปรโมตในช่องทางของตนเองและทำโฆษณาออนไลน์ต่อไป

ให้ของสมนาคุณ

ข้อเสนอหรือของสมนาคุณที่ดีจะจูงใจผู้คนให้ร่วมลงทะเบียนมากยิ่งขึ้น ทีมงานอาจต้องทำรีเสิร์ชและวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายมากขึ้น เพื่อดูว่าข้อเสนอแบบไหนดึงดูดพวกเขาให้ตัดสินใจลงทะเบียนเข้าร่วมงานอีเวนต์ได้ โดยสิ่งของนั้นไม่จำเป็นต้องของที่มีมูลค่ามากเสมอไป แต่เป็นของที่เปี่ยมไปด้วยคุณค่าทางใจและมีความหมายต่อพวกเขาจนทำให้รู้สึกว่ามันหาซื้อไม่ได้ทั่วไป ต้องลงทะเบียนเข้าร่วมงานอีเวนต์นี้เท่านั้นถึงจะได้เป็นเจ้าของ