จัดอบรม ถือเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่ได้รับความนิยมจากผู้คน เห็นได้จากการงานสัมมนาคอร์สเกี่ยวกับความรู้หรือการพัฒนาทักษะด้านต่าง ๆ ที่จัดขึ้นทั้งในรูปแบบออฟไลน์และออนไลน์ นอกจากนี้ องค์กรบางแห่งยังมักจัดอบรม เพื่อกระชับความสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กรด้วยกัน เรียกได้ว่าเป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์สำคัญของโลกธุรกิจ ซึ่งช่วยเสริมสร้างทักษะการทำงานและตัดสินใจให้กับคนทำงานได้อีกขั้น



การจัดอบรมที่ดีจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้รับประโยชน์จากงานนั้น และนำมาปรับใช้ในชีวิตการทำงานได้อย่างแท้จริง บทความนี้ได้รวบรวมขั้นตอนการจัดอบรมแบบมือโปรมาไว้ให้ครบจบที่เดียว มาดูกันว่าวิธีจัดอบรมที่ดีนั้นต้องทำอย่างไรบ้าง

จัดอบรม มีองค์ประกอบอะไรบ้าง

การบริหารจัดการที่เป็นระบบคือพื้นฐานสู่การต่อยอดงานอบรมที่มีประสิทธิภาพ หากคุณเริ่มจัดอบรม จำเป็นต้องมีองค์ประกอบต่อไปนี้ 

ทรัพยากรและระยะเวลา

คุณควรเริ่มวางแผนว่างานอบรมนี้ต้องใช้ทรัพยากรบุคคลและเวลาเท่าไหร่ บริหารอย่างไรให้ใช้ศักยภาพอย่างมีประสิทธิภาพต่อการจัดการอบรม โดยวางตัวผู้อบรมว่าเป็นใคร ต้องมีทีมงานที่มารองรับงานนี้เท่าไหร่ ทำหน้าที่อะไรบ้าง รวมทั้งกำหนดระยะเวลาการจัดอบรมประมาณเท่าไหร่ แบ่งออกเป็นกี่ sessions แต่ละ sessions ควรมีเวลาแค่ไหน

ระบบขนย้ายสิ่งของ

ประเด็นนี้ว่าด้วยการเดินทางเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางมายังสถานที่อบรม (ควรเป็นสถานที่ที่เดินทางง่าย มีที่จอดรถเพียงพอ) การจัดเตรียมสิ่งของอื่น ๆ (เอกสารประกอบการอบรมเพียงพอต่อผู้เข้าร่วม อาหารและเครื่องดื่มจัดมีพอดีกับจำนวนคน) และการเชื่อมต่อกับสัญญาณอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์การสื่อสารอื่น ๆ 

การเงินและแอดมิน

ผู้ดูแลฝ่ายนี้ต้องดูแลเรื่องค่าใช้จ่ายของการจัดอบรมทั้งหมด โดยควบคุมงบประมาณให้อยู่ภายในขอบเขตที่กำหนด อีกทั้งยังต้องรับผิดชอบเอกสารประกอบการจัดอบรมต่าง ๆ ได้แก่ ประกาศนียบัตรสำหรับผู้จบหลักสูตร รายละเอียดคอร์ส และใบแสดงความคิดเห็น ซึ่งต้องติดต่อกับองค์กรภายนอกที่ว่าจ้างให้พิมพ์เอกสารดังกล่าวจนเสร็จสิ้น

จัดอบรม มีขั้นตอนอะไรบ้าง

โดยทั่วไปแล้ว การจัดอบรมแบ่งขั้นตอนออกเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

ขั้นวางแผน

เริ่มแรกควรวางแผนการจัดอบรมให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้เข้าร่วมและวัตถุประสงค์ของการจัดอบรม สมาชิกในทีมจำเป็นต้องร่วมระดมสมอง เพื่อวางแผนภาพรวมเบื้องต้นให้ชัดเจน โดยขั้นตอนวางแผนมีวิธีการย่อยในการดำเนินงาน ดังนี้

ตั้งวัตถุประสงค์งาน กำหนดเป้าหมายว่าจัดอบรมนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร แน่นอนว่าวัตถุประสงค์ของการจัดอบรมอาจออกมาเป็นสองรูปแบบหลัก ได้แก่ จัดอบรมเพื่อพัฒนาทักษะเฉพาะทาง หรือจัดอบรมเพื่อพัฒนาทักษะการเรียน การทำงานทั่วไป วัตถุประสงค์การจัดอบรมถือว่าสำคัญอย่างมาก เพราะจะเป็นตัวกำหนดขอบเขตเนื้อหาการอบรมให้ชัดเจนยิ่งขึ้น รายละเอียดหัวข้อทุกหัวข้อจะต้องกลับไปตอบโจทย์ของเป้าหมายได้ว่า จัดอบรมขึ้นมาเพื่ออะไร

กำหนดกลุ่มเป้าหมาย เมื่อตั้งวัตถุประสงค์ของการอบรมแล้ว ก็ต้องมาพิจารณากันว่า กลุ่มเป้าหมายของการจัดอบรมคือใคร พวกเขาน่าจะทำงานอะไร ระดับตำแหน่งงานอยู่ระดับไหน รวมทั้งต้องมีความรู้หรือประสบการณ์เข้ารับการอบรมเรื่องใดมาก่อนหรือไม่ สิ่งที่พวกเขาต้องการจากการเข้าร่วมอบรมครั้งนี้คืออะไรบ้าง รวมทั้งประเด็นน่าคิดที่ผู้เข้าร่วมจะได้ร่วมทำคืออะไรบ้าง หากคุณร่างรายละเอียดของผู้เข้าร่วมและ วิเคราะห์ความต้องการของพวกเขาได้ลึกมากเท่าไหร่ ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนภาพรวมให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ที่สำคัญ คือการสร้างกลุ่มทำกิจกรรมระหว่างผู้เข้าร่วมที่มีเบื้องหลังการทำงานหลากหลายนั้น จะช่วยให้พวกเขาได้รับมุมมองใหม่ในการเข้าร่วมจัดอบรม

วางรูปแบบงาน เริ่มต้นจากการตั้งคำถามอย่างง่าย โดยยึดวัตถุประสงค์ของการจัดอบรมเป็นหลัก ได้แก่

• หัวข้อการอบรมมีกี่หัวข้อ
• จำนวน sessions มีกี่ sessions
• กิจกรรมที่จะในการอบรมมีเท่าไหร่ เป็นอะไรบ้าง
• สิ่งของ ทีมงาน และทรัพยากรอื่น ๆ ที่จำเป็นมีอะไรบ้าง
  
  

เมื่อได้คำตอบของคำถามข้างต้นและตารางกำหนดการมาแล้ว ควรลงรายละเอียดให้รัดกุมยิ่งขึ้น โดยเน้นเนื้อหาสั้นกระชับ ไม่กินเวลาเกินไปในแต่ละช่วง เสริมช่วงพักตามสมควร รวมทั้งจัดกิจกรรมแทรกในการอบรมแต่ละช่วงเวลาให้ดี เพื่อให้การจัดอบรมดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่น่าเบื่อเกินไป

เลือกรูปแบบสถานที่ การเลือกห้องจัดอบรมที่ดีจะช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์ ทำให้ผู้เข้าร่วมกระตือรือร้น และมีส่วนร่วมในการฟังหัวข้อหรือทำกิจกรรมต่าง ๆ มากขึ้น ผู้จัดงานจึงควรเลือกห้องจัดอบรมที่รองรับกิจกรรมที่จะจัดขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับทุกฝ่าย ห้องจัดอบรมมีหลากหลายรูปแบบ ซึ่งแบ่งได้ตามรูปแบบห้องจัดอบรม ดังนี้

• ห้องจัดอบมรมแบบคาบาเรต์ เหมาะสำหรับจัดอบรมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากและมีกิจกรรมเวิร์ก ชอปเป็นกลุ่มย่อย โดยห้องแบบนี้จะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมกระตุ้นให้มีส่วนร่วมกันมากขึ้น รวมทั้งอำนวยความสะดวกให้แก่วิทยากรในการดูแลผู้เข้าร่วมแต่ละคนมากขึ้น ข้อเสียคือผู้เข้าร่วมบางท่านที่ได้มุมนั่งห่างไกลอาจหลุดสมาธิจากการฟังวิทยากรได้ง่าย
• ห้องจัดอบรมแบบวงกลมหรือสี่เหลี่ยม เหมาะสำหรับจัดอบรมกลุ่มเล็กและเน้นแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเป็นหลัก ไม่เหมาะกับการจัดอบรมกลุ่มใหญ่และจำเป็นต้องทำกิจกรรมวางแผนระดมความคิดเท่าไหร่
• ห้องจัดอบรมแบบก้างปลา เหมาะสำหรับจัดอบรมทุกรูปแบบ เพราะวิทยากรสามารถเดินเข้ามาคลุกคลีให้คำแนะนำผู้เข้าร่วมอบรมได้อย่างใกล้ชิด
• ห้องจัดอบรมแบบเธียเตอร์ เหมาะสำหรับจัดอบรมที่เน้นออกแบบให้ได้บรรยากาศในโรงภาพยนตร์และผู้เข้าร่วมจำนวนมาก แม้ว่าจะเข้ากับการนำเสนอแผนงานได้เป็นอย่าง แต่วิทยากรอาจดูแลผู้เข้าร่วมได้ไม่ทั่วถึงเท่าไหร่ อีกทั้งอาจต้องการพื้นที่เสริมในกรณีที่มีการจัดกิจกรรมกลุ่มย่อย
• ห้องจัดอบรมแบบ U-shape เหมาะสำหรับจัดอบรมที่มีการนำเสนอแผนงาน อภิปรายแสดงความคิดเห็น  อีกทั้งยังเอื้อให้วิทยากรเดินเข้ามาแนะนำและให้คำปรึกษาผู้เข้าร่วมอบรมได้อย่างทั่วถึง ข้อเสียอาจดูเป็นทางการเกินไปและทัศนียภาพที่อาจทำให้ผู้เข้าร่วมที่นั่งอยู่ไกลเห็นไม่ชัดเท่าไหร่
  
  

ขั้นวางเนื้อหา

วิทยากรถือเป็นบุคคลสำคัญที่จะดำเนินการจัดอบรมให้ผ่านไปด้วยดี สิ่งสำคัญคือต้องคอยดึงความสนใจผู้เข้าร่วมให้ฟังและร่วมทำกิจกรรมตามที่จัดตลอดจนจบการอบรม ซึ่งประกอบด้วย การวิเคราะห์ผู้เข้าร่วมและการวิเคราะห์วิธีการสอน ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

วิเคราะห์ผู้เข้าอบรม ผู้เข้าร่วมแต่ละแบบล้วนมีธรรมชาติการรับสาร คิด วิเคราะห์ประเด็นเดียวกันแตกต่างกันไป หากวิทยากรสามารถจับจุดได้ว่าผู้เข้าร่วมในการจัดอบรมมีธรรมชาติการเรียนรู้แบบใด ก็จะออกแบบการอบรม สร้างบรรยากาศ รวมทั้งดึงความสนใจและศักยภาพของผู้เข้าร่วมให้มามีส่วนร่วมในการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ธรรมชาติของผู้เข้าร่วมอบรมแบ่งประเภทได้ ดังนี้

• นักปฏิบัติ ผู้เข้าร่วมประเภทนี้ชอบการลงมือปฏิบัติจริง วิทยากรควรหาโอกาสให้พวกเขาได้มีส่วนร่วมในการลงมือทดลองทำสิ่งต่าง ๆ ขณะเข้าร่วมอบรมนอกเหนือจากการนั่งฟังบรรยายเพียงอย่างเดียว เช่น ทำกิจกรรมบทบาทสมมติ จำลองสถานการณ์จริง เป็นต้น
• นักจดจำภาพ ผู้เข้าร่วมแบบนี้ถนัดเรียนรู้และทำความเข้าใจข้อมูลที่ประมวลผลออกมาเป็นภาพ วิทยากรจึงควรทำงานนำเสนอที่มีแผนภูมิ ภาพนิ่ง หรือคลิปวิดีโอประกอบลงไปในการบรรยายอบรม นอกจากนี้ อาจประยุกต์เทคนิคการใช้สีเข้ามาช่วยเรื่องการจดจำหรือสร้างความเข้าใจประเด็น ซับซ้อนเพิ่มเติม รวมทั้งแบ่งปันสไลด์อบรมสรุปความรู้ให้ผู้เข้าร่วมอีกครั้ง
• นักจดนักอ่าน ผู้เข้าร่วมประเภทนี้จะเรียนรู้และทำความเข้าใจเรื่องใหม่ ๆ ได้ดีการอ่านและจดบันทึกด้วยตนเอง วิทยากรจึงควรจัดทำเอกสารสรุปประเด็นสำคัญแต่ละหัวข้อออกมา โดยอาจทำเป็นลิสต์ประเด็นหลักก็ได้ นอกจากนี้ อาจจัดกิจกรรมกลุ่มย่อย เพื่อให้ได้ระดมความคิดและสรุปความคิดเหล่านั้นออกมาในรูปการเขียนอีกครั้ง รวมทั้งแนะนำหนังสือ เอกสาร บทความ หรือกรณีศึกษาน่าสนใจ เพื่อไปศึกษาต่อเองเพิ่มเติม
• นักฟัง ผู้เข้าร่วมแบบนี้เน้นการฟังมากกว่าอ่านตัวหนังสือหรือรับชมภาพ วิทยากรจึงควรวางสคริปต์การบรรยายหัวข้ออบรมให้เป็นลำดับต่อเนื่อง เรียงร้อยใจความสำคัญอย่างเป็นเหตุเป็นผล มีสัมพันธภาพและเป็นเรื่องเดียวกัน เพื่อกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมจับใจความและติดตามได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ อาจจัดกิจกรรมอภิปรายและแสดงความคิดเห็นร่วมกัน เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้รับฟังและแสดงความคิดและมุมมองเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องได้มากขึ้น อีกทั้งเปิดโอกาสให้ได้ถามตอบคำถามตามสมควร วิเคราะห์เทคนิคการอบรม
  
  

วิเคราะห์การสอน หลายคนคุ้นเคยกับการอบรมที่มีการบรรยายและการนำเสนอแบบทางการ จริง ๆ แล้ว การจัดอบรมในปัจจุบันค่อนข้างมีปฏิสัมพันธ์มากกว่าเดิม กล่าวคือ ผู้เข้าร่วมก็มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นและลงมือปฏิบัติสิ่งต่าง ๆ ในการเข้าร่วมอบรมได้มากขึ้น ไม่ได้มาเพื่อนั่งฟังเพียงอย่างเดียวแล้ว วิทยากรจึงต้องคิดค้นวิธีการอบรมที่จะสร้างบรรยากาศให้ผู้เข้าร่วมอบรมได้มีส่วนร่วมและ "อยู่" ด้วยกันไปจนจบการอบรม

• กระตุ้นการมีส่วนร่วม วิธีนี้จะช่วยสร้างบรรยากาศการอบรมและดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วม กิจกรรมกลุ่มย่อยจะช่วยละลายพฤติกรรมและเสริมทักษะการทำงานร่วมกับผู้อื่น โดยวิทยากรต้องจัดกิจกรรมกลุ่มย่อยที่มีการแบ่งบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจน รวมทั้งกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้กันอยู่เสมอ นอกจากนี้ การเล่นเกมส์ถือเป็นวิธีดึงดูดความสนใจและสร้างสมาธิให้กับผู้เข้าร่วมที่ดีวิธีหนึ่ง อีกทั้งยังช่วยสร้างการมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน และทำให้บรรยากาศการอบรมสนุกยิ่งขึ้น
• กระตุ้นความคิด นอกเหนือจากการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและกิจกรรมสันทนาการแล้ว การกำหนดโจทย์ท้าทายความสามารถ กระตุ้นความคิดและการปฏิบัติจริงก็ยิ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมอบรมได้วางแผนและทดลองทำสิ่งที่ต่างไปจากเดิม อีกทั้งยังเป็นการพัฒนาทักษะเดิมให้เก่งขึ้นไปอีก
• เน้น Storytelling เรื่องเล่ายังคงมีพลังในการดึงดูดผู้คนเสมอ เปลี่ยนการเรียนการสอนแบบเดิมด้วยการถ่ายทอดเรื่องราวดี ๆ สักเรื่องจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเห็นสิ่งที่วิทยากรต้องการสื่อได้มากขึ้น โดยเรื่องเล่านั้นควรเกี่ยวโยงกับสิ่งที่อยู่ในชีวิตประจำวันหรือใกล้ตัวพวกเขา ซึ่งจะช่วยสื่อความสัมพันธ์และทำให้อยากสนใจฟังต่อมากขึ้น